Gobierno de España. Ministerio de Hacienda y Función Pública. Abre nueva ventana Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos - Intervención General de la Administración del Estado
Administración Presupuestaria

Tramitación electrónica de expedientes con facturas electrónicas

O rexistro contable de facturas da Administración xeral do Estado e os seus organismos públicos. Tramitación electrónica de expedientes con facturas electrónicas

 

De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, publicada en el BOE el 28 de diciembre de 2013, es previsible y deseable que ya en 2014 se produzca una notable incorporación de la factura electrónica en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las distintas entidades de la Administración pública estatal, hasta llegar al uso obligatorio de la factura electrónica, en el ámbito indicado en el proyecto de ley, el 15 de Enero de 2015.

Esta aparición da factura electrónica debería ir acompañada de cambios na tramitación dos expedientes de gasto, substituíndo a tramitación tradicional, documentos en papel e sinatura manuscrita, por documentos electrónicos e sinatura electrónica recoñecida, así como o medio tradicional do transporte da documentación pola vía telemática.

No ámbito da AGE o documento contable de obriga recoñecida (ou o seu equivalente no caso dos organismos adheridos ao SIC’3) requirirá a formalización dos códigos de identificación no rexistro contable de facturas de todas aquelas que xustifican o antedito documento e non estean excluídas de anotación no mencionado rexistro. O sistema contable validará que o importe do documento sexa superior ou igual á suma dos importes das facturas identificadas no documento contable.

A tramitación das facturas en papel nos expedientes de gasto non varía con respecto á situación actual pola introdución do rexistro contable de facturas, excepto polo feito de que o documento contable de obriga recoñecida identificará a factura ou facturas asociadas mediante os correspondentes códigos de rexistro contable de facturas, como foi indicado no parágrafo anterior.

No caso das facturas electrónicas, cando a entidade estea suxeita a réxime de fiscalización previa, a remisión do expediente de gasto coa factura ou facturas ao órgano de control, como o antedito expediente vai conter polo menos un documento electrónico, deberaa efectuar a unidade tramitadora do órgano xestor a quen competa a aprobación do expediente quer mediante achega manual a través da plataforma IRIS-envíos da IGAE quer, se se dispón dun sistema de xestión como o SOROLLA2, automaticamente a partir do propio sistema de xestión, facendo uso dos servizos web IRIS proporcionados por este centro directivo.

Está prevista a tramitación de expedientes mixtos, é dicir daqueles constituídos por documentación en papel (por exemplo o recoñecemento da obriga) e documentación electrónica (por exemplo, a factura electrónica). A remisión dos documentos electrónicos destes expedientes pola unidade tramitadora ao órgano de control efectuarase, como indica a alínea 5 da Resolución de 28 de novembro de 2005, da IGAE, pola que se aproba a aplicación IRIS, a través desta plataforma IRIS-envíos ou dos servizos web asociados. Para iso “a unidade de tramitación deberá enumerar todos os documentos constitutivos do expediente con indicación do soporte, electrónico ou papel, no que sexa remitido cada un deles, de acordo co disposto na alínea 2 do artigo 13 do Real decreto 2188/1995. Unha vez efectuado o envío, a aplicación devolverá un xustificante de recepción coa relación de documentos do expediente e a identificación asignada a el, que acompañará a documentación remitida en soporte papel que, se for o caso, forme parte do expediente

Tanto o Real decreto 2188/1995, de 28 de decembro, polo que se desenvolve o réxime de control interno exercido pola Intervención Xeral da Administración do Estado, como a Resolución de 28 de novembro de 2005, da IGAE, pola que se aproba a aplicación IRIS regulan os aspectos fundamentais da fiscalización por medios electrónicos.

A modo de resumo sobre as condicións e restricións da tramitación electrónica dos expedientes de gasto e da súa fiscalización por medios electrónicos, pódense resaltar as seguintes consideracións:

Condicións:

  • Os documentos electrónicos que formen parte do expediente orixinal terán o mesmo valor que aqueles en soporte papel cando incorporen a sinatura electrónica recoñecida do seu autor (art. 13. 1 RD 2188/1995).
  • Cando a proposta e o acto ou resolución obxecto de fiscalización se formalicen en documento electrónico, o resultado da fiscalización formalizarase igualmente en documento electrónico que incorporará a sinatura electrónica recoñecida do interventor competente (art. 13 bis. 1 RD 2188/1995).
  • O formato de sinatura electrónica axustarase ao estándar ETSI 101 903.

Restricións:

  • Se xustificante electrónico →  Documento contable electrónico.
  • Documento contable electrónico só se algún documento do expediente foi electrónico.
  • Se o documento contable é utilizado como xustificante do acto administrativo → Non poderá utilizarse o procedemento de lotes de documentos contables.
  • O procedemento de lote de documentos contables só poderá ser utilizado mediante autorización da IGAE, previa solicitude do interventor.

O seguinte esquema mostra os diferentes actores e sistemas de información intervenientes na tramitación electrónica de expedientes de gasto na AGE e as súas entidades públicas.

 

Esquema de la tramitación electrónica de expedientes con facturas electrónicas 

O resultado da fiscalización será posto a disposición do órgano xestor a través da plataforma IRIS-envíos (recibindo un correo electrónico de aviso), se a remisión do expediente se realizou a través da referida plataforma, ou será automaticamente remitido ao correspondente sistema de xestión da unidade tramitadora, se este sistema, como é o caso do SOROLLA2, fai uso dos servizos web proporcionados para ese fin pola IGAE.

Unha vez fiscalizado de conformidade o expediente polo órgano de control e aprobado polo órgano xestor correspondente, a unidade tramitadora do órgano xestor remitirá o documento contable acompañado polos xustificantes de gasto á oficina contable. Se entre a documentación que houbese que remitir figurase algún documento electrónico, a remisión efectuarase, como no caso anterior, quer mediante achega manual a través da plataforma IRIS-envíos da IGAE quer, se se dispón dun sistema de xestión como o SOROLLA2, automaticamente a partir do propio sistema de xestión, facendo uso dos servizos web IRIS. A respecto diso, hai que sinalar que se algún dos xustificantes fose electrónico (lémbrase a respecto disto que as facturas forman parte do expediente de gasto mais non son xustificantes dos documentos contables), o documento contable que emita a unidade tramitadora deberá ser un documento contable electrónico dos previstos na alínea cuarta da Resolución de 28 de novembro de 2005 da Intervención Xeral da Administración do Estado pola que se regulan os procedementos para a tramitación dos documentos contables en soporte ficheiro, de acordo co que se establece na alínea terceira, punto 2: Será obrigatoria a tramitación de documentos contables electrónicos sempre que algún dos xustificantes asociados aos referidos documentos sexa tamén electrónico.

No referente ao documento contable, hai que destacar que, de acordo coa modificación que se vai introducir na Orde pola que se aproban os documentos contables que debe utilizar a Administración xeral do Estado, non se van poder incluír no mesmo documento contable as facturas anotadas no rexistro contable de facturas e as non anotadas. É dicir haberá que confeccionar documentos contables separados para as facturas anotadas no rexistro contable de facturas e para as non anotadas nel, de maneira que o SIC’3 poida realizar as validacións oportunas no primeiro caso.

Convén destacar neste punto que o impulso da factura electrónica nos procesos de contratación da Administración, sería lóxico que fose acompañado dun impulso equivalente dos propios órganos xestores co obxecto de evitar os expedientes mixtos (con documentación en papel ademais da electrónica) para simplificar a tramitación administrativa. Trátase, por tanto, de propiciar o paso a expedientes electrónicos, de modo que toda a súa documentación, especialmente a xerada pola propia administración (memorias xustificativas, pregos, propostas de autorización, compromiso ou recoñecemento da obriga, documentos contables,…) sexa electrónica.

A IGAE pon ao dispor dos centros xestores e unidades de tramitación que utilicen os sistemas de xestión proporcionados pola IGAE, a utilización do portasinaturas electrónico corporativo DocelWeb que inclúe o servizo de almacenaxe e custodia dos documentos electrónicos asinados electronicamente (SGIFE). A solicitude de acceso a este sistema, como ao resto dos sistemas proporcionados pola Administración orzamentaria, pode ser efectuada a través da oficina virtual do portal da Administración orzamentaria (www.pap.minhafp.gob.es), na sección “Solicitude de acceso aos sistemas”.

 
Data da última actualización: 28/12/2016